L'organigramma aziendale è un diagramma che mostra chi fa cosa e chi risponde a chi. Un organigramma ben strutturato chiarisce le responsabilità a colpo d'occhio, senza bisogno di riunioni o documenti di dieci pagine.
| Collaboratore | Inviare | allegato |
|---|---|---|
| Signor Desroches | Tipo di viaggio | Azionisti |
| A. Berthier | Direttore delle vendite | Tipo di viaggio |
| L. Fabre | Direttore di produzione | Tipo di viaggio |
| C. Nguyen | responsabile aziendale | Direttore delle vendite |
Le posizioni, le linee gerarchiche e i reparti sono già presenti nei vostri dati dei dipendenti.
Un organigramma inizia con un elenco: chi ricopre quale posizione, in quale reparto e con chi? Queste informazioni sono già presenti nel registro del personale; è sufficiente utilizzarle.
A meno che non si utilizzi una struttura a matrice, dovrebbe esserci un solo responsabile diretto per dipendente. Se non è possibile stabilire con certezza la relazione di responsabilità, è l'organizzazione stessa che necessita di chiarimenti, non la struttura.
Un organigramma senza data è impossibile da verificare. Pubblicato nello spazio condiviso con la data di aggiornamento, diventa un punto di riferimento comune per i team e i nuovi arrivati.
Un processo di reclutamento convalidato crea il record, che alimenta lo schema e l'assegnazione ai progetti.
Un organigramma è una rappresentazione grafica della struttura aziendale. Ogni riquadro corrisponde a una posizione o a un reparto, e ogni linea rappresenta un collegamento gerarchico. Si legge dall'alto verso il basso: al vertice si trova la direzione, mentre al di sotto ci sono i team operativi.
Questa rappresentazione è ad uso interno. Non ha valore legale, ma funge da riferimento comune per tutti i dipendenti, ed è proprio questo che la rende utile. Un organigramma chiaro evita domande ricorrenti come: "A chi devo chiedere questa approvazione?".
Un organigramma mostra la struttura organizzativa ufficiale, non la realtà dei rapporti di lavoro. Non dice nulla sui carichi di lavoro individuali, sui progetti interfunzionali o sull'effettiva influenza di un dipartimento sul processo decisionale. Va letto per quello che è: una mappa delle responsabilità e dei collegamenti gerarchici, non una descrizione completa dell'organizzazione.
Analogamente, non sostituisce le descrizioni delle mansioni o le deleghe di firma. Questi documenti descrivono con precisione le missioni e le responsabilità; l'organigramma si limita a collocare ciascuna posizione all'interno del quadro generale.
L'utilizzo principale è quello di chiarire le responsabilità. In un'azienda di quindici persone, ognuno conosce il proprio superiore diretto, ma raramente il ruolo preciso di tutti gli altri. Un organigramma aziendale, esposto o condiviso internamente, risponde direttamente a questa domanda.
Il secondo utilizzo è l'onboarding. Un nuovo dipendente che scopre la struttura aziendale fin dal primo giorno risparmia diverse settimane di tentativi ed errori. Fornirgli l'organigramma, con nomi, ruoli e reparti, è uno degli strumenti di onboarding più utili, insieme al regolamento aziendale e alla descrizione del lavoro.
Il terzo utilizzo è la proiezione. Prima di creare un reparto, assumere un responsabile o unire due reparti, disegnare l'organigramma di destinazione permette di visualizzare i livelli gerarchici che compaiono, quelli che scompaiono e le aree che finiscono per non avere una connessione chiara.
Il quarto utilizzo è esterno. Gare d'appalto, richieste bancarie e determinate certificazioni richiedono un organigramma aggiornato. Avere l'organigramma pronto evita di doverlo ricostruire in fretta, con il rischio di includere persone che hanno lasciato l'azienda sei mesi prima.
Esistono quattro tipologie principali di organigrammi. La scelta dipende dalle dimensioni dell'azienda, dal settore di appartenenza e dalle modalità di circolazione interna dei documenti.
L'organigramma gerarchico è il classico modello piramidale. Al vertice si trova la direzione, seguita dai responsabili di dipartimento, poi dai team leader e infine dai dipendenti. Ogni posizione ha un unico superiore e le relazioni gerarchiche sono inequivocabili.
Questo è il tipo più semplice da leggere e il più comune nelle PMI. Il suo limite diventa evidente non appena i file coinvolgono più team: l'organigramma verticale non mostra queste relazioni interfunzionali.
L'organigramma raggruppa i ruoli per funzione anziché per individuo: vendite, produzione, amministrazione, risorse umane. Mette in evidenza le mansioni e il contenuto del lavoro, risultando utile per presentare l'azienda all'esterno o per individuare eventuali lacune in termini di competenze.
Questo tipo di organigramma è particolarmente adatto a strutture in cui una persona ricopre più ruoli, una situazione comune nelle aziende con meno di venti dipendenti. Rappresenta l'organizzazione per blocchi di competenze, senza assegnare un ruolo fisso a ciascun individuo.
L'organigramma a matrice sovrappone due logiche: un collegamento gerarchico con il dipartimento e un collegamento funzionale con il progetto. Uno sviluppatore, quindi, risponde al supervisore tecnico per l'avanzamento di carriera e al responsabile di progetto per il lavoro quotidiano.
Questo modello a matrice riflette accuratamente la realtà delle aziende che lavorano in modalità progettuale. Tuttavia, richiede regole chiare su chi debba fare da arbitro in caso di priorità contrastanti; altrimenti, i dipendenti si troverebbero intrappolati tra due istruzioni.
L'organigramma orizzontale, talvolta detto anche organigramma piatto, riduce al minimo i livelli gerarchici. Si riscontra nelle piccole strutture e nelle aziende giovani, dove un manager supervisiona direttamente tutti i team.
Si legge da sinistra a destra anziché dall'alto verso il basso. Questa presentazione orizzontale trasmette un messaggio chiaro: l'autonomia ha la precedenza sulla catena di comando. Raggiunge il suo limite quando la forza lavoro cresce e il numero di persone che fanno capo a un unico responsabile diventa ingestibile.
Tipo | lettura | Adatto a |
|---|---|---|
Gerarchico | Verticale, dall'alto alla base | Strutture tradizionali, PMI con 20-200 dipendenti |
funzionale | Per categorie professionali | Piccola impresa, presentazione esterna, mappatura delle competenze |
Matrice | Attacco doppio | Aziende basate su progetti, agenzie, studi di design |
Orizzontale | Da sinistra a destra | Piccoli team, strutture giovani e autonome |
La creazione di un organigramma inizia con un elenco, non con uno strumento grafico. Elenca ogni ruolo, includendo il nome del dipendente, la qualifica e il reparto. Queste informazioni sono già presenti nei tuoi archivi del personale; è sufficiente estrarle.
Utilizzate questo censimento per identificare le posizioni vacanti e le mansioni condivise da più persone. Saranno proprio queste a causare problemi nella stesura dell'organigramma.
Per ogni ruolo, indica a chi riporta. La regola è semplice: un solo responsabile diretto per persona, a meno che non si utilizzi una struttura a matrice. Se non riesci a definire questo collegamento per un ruolo, significa che la responsabilità non è chiaramente definita all'interno dell'organizzazione e l'organigramma non risolverà il problema.
Successivamente, scegli il tipo più adatto alle tue esigenze. Un organigramma gerarchico per una rapida panoramica della catena di comando, un organigramma funzionale per presentare ruoli e responsabilità, oppure un organigramma a matrice se i file attraversano diversi dipartimenti. Lo stesso set di dati può essere utilizzato per produrre tutte e tre le rappresentazioni.
L'organigramma deve rimanere leggibile su una sola pagina. Limitare il numero di livelli gerarchici visualizzati a quattro o cinque, utilizzare un colore diverso per ogni dipartimento e mantenere la stessa dimensione delle caselle per tutte le posizioni allo stesso livello. Un organigramma illeggibile verrà ignorato.
Se la struttura aziendale è troppo complessa, è consigliabile creare un diagramma generale e un diagramma dettagliato per ciascun reparto. Questa soluzione è più efficiente di un'unica pagina illeggibile e semplifica gli aggiornamenti.
Un organigramma è uno strumento tanto politico quanto organizzativo. Fatelo approvare dalla direzione prima di distribuirlo, prestando particolare attenzione a due punti: la posizione esatta di ciascun responsabile e i nomi dei team. Una casella posizionata in modo errato viene interpretata come un segnale d'allarme, anche se l'intenzione era puramente pratica.
Condividi l'organigramma sulla intranet o nello spazio di lavoro condiviso, indicando chiaramente la data dell'ultimo aggiornamento. Successivamente, stabilisci un programma di revisione: aggiornalo dopo ogni nuova assunzione, cessazione del rapporto di lavoro e cambio di ruolo. Un organigramma non aggiornato diventa inutile in meno di un anno.
Per un piccolo team, un foglio di calcolo o un'applicazione per presentazioni sono sufficienti. Il vantaggio è che tutti sanno come usarli. Lo svantaggio è che tutto deve essere ridisegnato a ogni modifica, il che spiega perché tanti organigrammi non vengono mai aggiornati.
Gli strumenti di progettazione grafica online, tra cui Canva, offrono modelli di organigramma pronti per la personalizzazione. Basta scegliere un modello, sostituire le intestazioni, regolare i colori ed esportare. È il modo più rapido per ottenere un risultato pulito senza bisogno di competenze di progettazione ed è il più adatto quando l'organigramma è utilizzato principalmente per la comunicazione esterna.
L'ultima opzione consiste nel partire dai dati già disponibili. Quando i dati dei dipendenti, la loro qualifica e il reparto di appartenenza sono centralizzati in un'applicazione gestionale, l'organigramma viene generato a partire dalle informazioni esistenti anziché essere reinserito. Questo approccio riduce al minimo le discrepanze tra il diagramma visualizzato e la realtà dell'organizzazione.
Ecco un modello generico da adattare. Corrisponde a un'azienda con team di circa venti dipendenti, con un team di gestione e quattro dipartimenti.
Livello | Inviare | allegato |
|---|---|---|
1 | Consiglio di amministrazione | Azionisti |
2 | Responsabile delle vendite | Consiglio di amministrazione |
2 | Direttore di produzione | Consiglio di amministrazione |
2 | Responsabile amministrativo e finanziatore | Consiglio di amministrazione |
2 | Responsabile delle risorse umane | Consiglio di amministrazione |
3 | Incaricati d'affari | Responsabile delle vendite |
3 | Capi progetto | Direttore di produzione |
3 | Contabile, assistente amministrativo | Responsabile amministrativo e finanziatore |
4 | Tecnici e consulenti | Capi progetto |
Questo modello può essere personalizzato in tre minuti: sostituisci le intestazioni con le tue, aggiungi i nomi ed elimina i livelli non necessari. Per un'azienda con meno di dieci dipendenti, due livelli sono generalmente sufficienti.
Un elenco fotografico mostra i volti, un organigramma illustra le relazioni. Entrambi sono utili e complementari, ma combinarli dà vita a una pagina disordinata in cui la struttura organizzativa diventa illeggibile. Meglio riservare la foto all'elenco interno.
Aggiungere una casella "futuro direttore operativo" per dimostrare ambizione crea confusione. Un organigramma descrive una situazione in un momento specifico. Le posizioni in fase di sviluppo appartengono a una struttura di riferimento chiaramente definita, non all'organigramma distribuito a tutti.
Ogni livello aggiunto allunga il processo decisionale. Quando un organigramma mostra sei livelli per cinquanta persone, il problema non è il diagramma in sé, ma la struttura che rivela. L'organigramma ha quantomeno il merito di rendere visibile ciò che nessuno osava esprimere a parole.
Un organigramma senza data è impossibile da verificare. Chi lo legge non sa se sta consultando l'organigramma attuale o uno di due anni fa. È fondamentale includere la data in calce a ogni documento.
Presentare l'organigramma in una riunione di team offre una rara opportunità di discutere dell'organizzazione stessa. Le domande che emergono in queste occasioni sono spesso le più interessanti: un reparto che si sente isolato, un ruolo che due persone pensavano di ricoprire, una relazione gerarchica che nessuno aveva esplicitato.
Sul sito web aziendale o all'interno di un'applicazione, un organigramma offre rassicurazioni. Mostra che l'azienda è strutturata, che i contatti chiave sono identificati e che le dimensioni dichiarate sono accurate. A tale scopo, è sufficiente una versione semplificata, senza nomi.
Dal punto di vista delle risorse umane, l'organigramma funge da base per diverse attività: revisione del personale, preparazione delle valutazioni annuali delle prestazioni e individuazione di potenziali successori per le posizioni chiave. È inoltre il primo documento consultato prima di avviare un processo di reclutamento, per verificare la collocazione della nuova posizione all'interno dell'organizzazione.
L'utilità di un organigramma varia a seconda che l'azienda sia composta da cinque, cinquanta o cinquecento persone. Comprendere quale contributo l'organigramma dovrebbe apportare all'azienda evita di dedicargli troppo o troppo poco tempo.
A queste dimensioni, la gerarchia si articola su due livelli e tutti comunicano tra loro. L'organigramma è quindi utilizzato principalmente esternamente: includerlo in un documento aziendale fornisce un quadro strutturato e aiuta clienti e partner a identificare i propri referenti. Crearne uno è semplice: bastano trenta minuti.
È quando un'azienda conta tra i venti e i cento dipendenti che l'organigramma diventa essenziale. Le assunzioni aumentano rapidamente, nascono nuovi reparti e nessuno conosce più tutti all'interno dell'azienda. L'organigramma diventa lo strumento principale per capire chi fa cosa e il suo aggiornamento deve essere strutturato come un processo, con un responsabile designato a gestirlo.
Nelle grandi aziende, l'organigramma viene suddiviso in diverse visualizzazioni: una vista di gruppo, una vista di reparto e una vista di sede. L'obiettivo non è più quello di mostrare tutto, ma di consentire a ciascuno di visualizzare la propria area di responsabilità e i propri contatti diretti. Strumenti dedicati sostituiscono quindi le mappe disegnate a mano e l'intera gerarchia non viene più rappresentata su un'unica pagina.
Se l'obiettivo è la comunicazione interna, è preferibile privilegiare la leggibilità rispetto alla completezza. L'aggiunta di nomi di battesimo e recapiti interni rende l'organigramma più dinamico. Pubblicato sull'intranet, aiuta i nuovi dipendenti a comprendere la struttura aziendale senza generare una raffica di domande e facilita la comunicazione tra reparti che interagiscono raramente.
Se l'obiettivo è la gestione delle risorse umane, allora ciò che conta sono i dati: numero di dipendenti per reparto, rapporti gerarchici e posizioni vacanti. L'organigramma diventa quindi uno strumento analitico. Rivela che un singolo responsabile supervisiona quindici persone, o che un intero reparto si affida a un unico esperto.
Se l'obiettivo è presentare l'azienda, la presentazione è fondamentale. Un design grafico professionale, creato con uno strumento come Canva o un software di presentazione, offre un risultato migliore rispetto a un diagramma improvvisato in un foglio di calcolo. Adatta i colori alle linee guida del tuo marchio e rimuovi qualsiasi informazione personale prima della distribuzione.
Un'agenzia di quindici persone raramente opera con una struttura piramidale rigida. Il management supervisiona due dipartimenti, creativo e di consulenza, e i progetti coinvolgono membri di entrambi i dipartimenti. Questo è un caso tipico in cui un organigramma a matrice risulta più efficace: mostra chiaramente sia le linee gerarchiche permanenti sia le assegnazioni ai progetti.
Un'azienda con più punti vendita si basa su una struttura semplice e ripetitiva: un responsabile di negozio, personale di vendita e una funzione di supporto centralizzata per l'amministrazione e la contabilità. La creazione di un organigramma consiste principalmente nel visualizzare i negozi affiancati, il che facilita il confronto dei livelli di personale.
Un'azienda organizza i propri team in base al livello di esperienza anziché al dipartimento. L'organigramma assume quindi la forma di una piramide di ranghi, dal junior al partner, con i progetti che fungono da temi trasversali. La struttura è chiara per i dipendenti, che possono visualizzare immediatamente il percorso di carriera a loro disposizione.
In tutti e tre i casi, il diagramma scelto non è stato selezionato per il suo valore estetico, bensì per la sua utilità pratica. Un organigramma efficace risponde a un'esigenza identificata ancor prima di utilizzare lo strumento di creazione. Questa è l'unica regola che conta: definire l'esigenza, quindi scegliere il tipo e lo strumento che meglio la soddisfano.
Questa checklist serve a verificare in cinque minuti che un organigramma sia pronto. È valida per tutti i tipi di organigramma, da quelli più verticali a quelli a matrice.
L'esigenza è stata messa per iscritto. Sai se il documento deve servire a chiarire i ruoli all'interno dell'azienda, ad aiutare un nuovo arrivato a orientarsi o a offrire una visione strutturata al mondo esterno.
Ogni posizione ha un titolare. Una posizione senza nome deve essere contrassegnata come vacante, mai lasciata vuota.
Ogni legame di subordinazione è esplicito. La relazione tra due riquadri può essere letta senza esitazione.
La gerarchia sta in una sola pagina. Oltre i cinque livelli, è meglio organizzare diverse visualizzazioni: una visualizzazione principale e visualizzazioni per ciascun servizio.
Le intestazioni sono quelle dei contratti. L'utilizzo di una terminologia interna rende il documento incomprensibile a terzi e obbliga ad adattarlo per ogni scambio.
La data si trova in fondo alla pagina. Questo è il dettaglio più spesso trascurato, eppure è fondamentale per la fiducia riposta nel documento.
Il formato rimane facilmente personalizzabile. Un file modificabile, in un foglio di calcolo, in un servizio come Canva o in un software dedicato, è preferibile a un'immagine statica.
Viene designato un responsabile. Una persona è incaricata dell'aggiornamento e la procedura viene documentata.
La versione esterna viene eliminata. Nessun dato personale deve rimanere nella versione distribuita al di fuori dell'azienda.
Il documento è accessibile. Se conservato in uno spazio noto a tutti, verrà consultato e faciliterà ogni integrazione; se sepolto in una cartella, sarà inutile.
Per una piccola impresa, la creazione di un organigramma richiede un'ora: raccolta delle informazioni, disegno e revisione. Per una piccola o media impresa (PMI) con cinquanta dipendenti, si consiglia di dedicare mezza giornata la prima volta, e poi pochi minuti per ogni aggiornamento successivo. È un piccolo investimento, considerando il tempo che si risparmia con ogni nuovo arrivo, e la struttura organizzativa risultante rimane valida per diversi mesi.
Un organigramma aggiornato offre tre vantaggi concreti. Aiuta i nuovi dipendenti a familiarizzare con la struttura aziendale senza che sia necessario un periodo di affiancamento di una settimana. Facilita il processo decisionale perché identifica chiaramente la persona di riferimento principale per ogni questione. E consente una migliore pianificazione delle future assunzioni, mostrando immediatamente la collocazione del ruolo all'interno dell'organizzazione.
Nessuno strumento può sostituire questo lavoro preliminare, ma uno strumento efficace ne facilita notevolmente la manutenzione. Che si scelga un foglio di calcolo, un servizio online come Canva o un software gestionale, la chiave è organizzare aggiornamenti regolari e fornire a tutti un facile accesso al documento. I team che adottano questo approccio ne comprendono rapidamente i vantaggi: il loro diagramma è davvero utile e facilita l'integrazione dei nuovi membri del team.
L'organigramma mostra chi riporta a chi, ma non chi decide cosa. La matrice RACI colma questa lacuna: per ogni attività, identifica la persona che prende la decisione, la persona che la approva, le persone consultate e quelle semplicemente informate. Una pagina è sufficiente per le quindici o venti attività realmente rilevanti.
L'interesse si manifesta immediatamente su temi di interesse comune: approvazione dei preventivi, gestione dei reclami e acquisti superiori a un certo importo. Sono proprio queste decisioni a generare la maggior parte degli attriti interni e non possono essere risolte con una semplice linea verticale.
Una delega di autorità scritta specifica cosa una persona può fare per conto dell'azienda, entro quali limiti e per quale durata. Si tratta di un documento legale, distinto dalla struttura organizzativa generale. I due elementi devono essere coerenti: una delega concessa a qualcuno che non compare in alcun punto della catena di comando crea un'ambiguità che nessuno sarà in grado di risolvere in caso di controversia.
Se il datore di lavoro ha undici o più dipendenti per dodici mesi consecutivi, deve istituire un consiglio di fabbrica (o comitato socio-economico). I rappresentanti eletti non compaiono nella catena di comando, poiché il loro mandato non li pone in una posizione subordinata. Sono elencati separatamente a margine per evitare qualsiasi confusione.
Molte piccole imprese collaborano regolarmente con liberi professionisti. Includerli nella stessa sezione dei dipendenti è un errore, anche dal punto di vista legale: rafforza la presunzione di un rapporto subordinato. È preferibile inserirli separatamente, in un riquadro dedicato ai collaboratori, specificando esplicitamente la loro qualifica.
Quando i team sono geograficamente distribuiti, gli indizi visivi diventano più importanti, non meno. Le riunioni informali che permettevano a tutti di imparare chi fa cosa non esistono più. Pubblicare la mappa dei ruoli nello strumento di chat, con un link fissato in cima al canale, è un valido sostituto delle conversazioni nei corridoi.
Un buon supporto visivo non sostituisce la matrice decisionale, la delega o il dialogo. Si limita a stabilire un punto di partenza comune, da cui gli altri strumenti traggono il loro significato. Iniziate con questo, poi aggiungete gli elementi supplementari secondo necessità.
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