Il saldo del tuo conto corrente e l'estratto conto bancario non mostrano mai la stessa cifra contemporaneamente: il software di riconciliazione bancaria spiega il perché e corregge le discrepanze prima che causino problemi.
Il saldo del software e il saldo bancario non coincidono quasi mai. La riconciliazione viene utilizzata per capire il perché, non per imporre la parità.
Finché l'estratto conto rimane un PDF in una casella di posta elettronica, la riconciliazione viene effettuata manualmente, due volte l'anno, in tutta fretta. Una volta importato, diventa un elenco di transazioni paragonabile alle voci già registrate.
Assegno emesso ma non incassato, bonifico in sospeso, spese bancarie non registrate, importo errato. La riconciliazione prevede la classificazione di ciascuna discrepanza in una di queste categorie, per poi intervenire su quelle che richiedono un inserimento.
Questa è la classica spiacevole sorpresa della chiusura di un conto. Un conto aperto per uno scopo specifico, non più finanziato, non più monitorato e le cui transazioni non vengono più tracciate. L'avviso dopo 45 giorni di inattività esiste proprio per questo motivo.
Una transazione bancaria corrisponde quasi sempre a una fattura emessa o a una spesa sostenuta altrove all'interno dello strumento.
La riconciliazione bancaria è un'operazione di controllo che consiste nel confrontare, in una data specifica, il saldo del conto 512 (Banche) nei registri contabili con il saldo riportato sull'estratto conto bancario. L'obiettivo è verificare che ogni transazione registrata nei libri contabili corrisponda a una transazione effettiva sul conto aziendale e viceversa.
Il risultato di questo confronto assume la forma di un documento chiamato estratto conto di riconciliazione bancaria. Esso elenca tutte le transazioni presenti in uno dei due documenti, spiega il motivo per cui hanno creato una discrepanza temporanea e porta a un cosiddetto saldo "riconciliato" in cui ogni centesimo di differenza è giustificato.
È necessario distinguere tra riconciliazione bancaria e abbinamento dei conti. L'abbinamento dei conti collega individualmente ogni fattura al relativo pagamento (conto cliente 411 o conto fornitore 401). La riconciliazione bancaria verifica la coerenza complessiva del saldo del conto 512 con i dati bancari. Ogni processo alimenta l'altro: un abbinamento dei conti aggiornato riduce automaticamente il numero di discrepanze da correggere durante il processo di riconciliazione.
Una discrepanza tra i due saldi non è necessariamente indice di un errore grave. Molto spesso riflette un ritardo tra il momento in cui una transazione viene registrata nel sistema contabile e il momento in cui viene effettivamente elaborata dalla banca. La tabella seguente elenca le cause più frequenti.
| Causa della discrepanza | Aspetto contabile | Riguardo agli estratti conto bancari |
|---|---|---|
| Assegno emesso ma non ancora incassato. | Scritto alla data di emissione | Non è stato effettuato alcun addebito; il beneficiario non ha ancora presentato l'assegno. |
| Trasferimento in corso di elaborazione | Inserimento effettuato alla data dell'ordine | Accredito o addebito non ancora visualizzato (tempo di elaborazione da parte della banca) |
| Spese bancarie non inserite | Nessuna documentazione scritta (nessuna fattura precedente) | Addebito automatico visibile sull'estratto conto |
| Input Errore | Importo invertito o virgola decimale posizionata in modo errato. | Importo esatto addebitato o accreditato dalla banca |
| Pagamento dimenticato | Nessuna voce (abbonamento, assicurazione, affitto…) | Addebito automatico visibile sull'estratto conto |
Queste discrepanze sono normali purché vengano identificate e documentate. Il problema sorge quando si accumulano di mese in mese senza alcuna spiegazione: durante una verifica fiscale, il revisore può richiedere il file delle registrazioni contabili (FEC) e confrontarne i dati con gli estratti conto bancari. Discrepanze ricorrenti e ingiustificate sono un segnale di allarme.
Raccogli tre documenti: l'estratto conto bancario relativo al periodo in questione, l'estratto del conto 512 dal tuo software di contabilità e l'ultimo prospetto di riconciliazione bancaria convalidato. Quest'ultimo documento è fondamentale per verificare che i saldi iniziali corrispondano. Una discrepanza fin dall'inizio indica un problema irrisolto derivante dalla precedente riconciliazione.
Confronta il saldo iniziale del conto 512 con il saldo di apertura dell'estratto conto bancario. Se non corrispondono, è necessario correggere la riconciliazione del periodo precedente prima di procedere. Partire da una base errata rende impossibile la riconciliazione corrente.
Confronta ogni transazione sull'estratto conto bancario, riga per riga, con la corrispondente registrazione nel conto 512. Nota: le colonne di dare e avere sono invertite tra i due documenti. Un pagamento da parte di un cliente appare come un addebito nelle registrazioni contabili (un'attività in aumento) e come un accredito sull'estratto conto (la banca ti deve questa somma). Contrassegna ogni coppia valida come "corrispondente".
Elencare separatamente le transazioni presenti nell'estratto conto bancario ma non registrate nel sistema contabile (commissioni, addebiti diretti, bonifici ricevuti ma non ancora contabilizzati) e quelle registrate nel sistema contabile ma non ancora elaborate dalla banca (assegni emessi, versamenti in sospeso). Queste voci costituiscono il prospetto di riconciliazione bancaria.
Crea una tabella a due colonne. La prima colonna sottrae il saldo contabile e aggiunge o sottrae eventuali transazioni in sospeso dai registri contabili. La seconda colonna sottrae il saldo bancario e aggiunge o sottrae eventuali transazioni in sospeso dai registri bancari. Entrambe le colonne dovrebbero dare lo stesso saldo riconciliato. In caso contrario, persiste un errore che deve essere identificato.
Registra le rettifiche relative alle transazioni presenti in banca ma non nelle registrazioni contabili (spese bancarie, addebiti diretti mancati). Successivamente, allega il prospetto di riconciliazione bancaria firmato con la relativa documentazione giustificativa. Questo documento attesta l'avvenuta riconciliazione.
La frequenza dipende dal volume delle transazioni della tua azienda. Per una piccola impresa con poche transazioni mensili, una riconciliazione mensile è sufficiente e gestibile manualmente. Per una piccola o media impresa (PMI) con un flusso di cassa significativo o più conti bancari, è preferibile una riconciliazione settimanale. Le aziende che gestiscono pagamenti in contanti o numerosi addebiti diretti dovrebbero riconciliare i propri conti con una frequenza ancora maggiore.
Una riconciliazione a fine anno è essenziale in ogni caso. Attendere la chiusura annuale per elaborare dodici mesi di rendiconti crea un carico di lavoro considerevole e rende molto difficile individuare errori pregressi. Più vecchia è l'anomalia, più tempo occorre per ricostruirla e correggerla.
Ogni conto corrente bancario aperto a nome della società deve essere riconciliato separatamente. Se la vostra azienda ha tre conti, è necessario preparare tre prospetti di riconciliazione.
Il software di riconciliazione bancaria si connette direttamente ai tuoi conti tramite protocolli sicuri (PSD2, EBICS a seconda delle dimensioni della tua organizzazione) e recupera le tue transazioni senza bisogno di reinserimento manuale. Niente più importazione di file CSV o copia di colonne dal portale della tua banca. I dati vengono raccolti quotidianamente, consentendoti di risolvere le discrepanze non appena si presentano, anziché doverle affrontare tutte insieme a fine mese.
Il software applica regole configurabili per abbinare automaticamente le transazioni ricorrenti: pagamenti di affitto, abbonamenti, addebiti diretti e rimborsi spese. Le coppie in cui importo, data e descrizione corrispondono vengono validate senza intervento umano. Il team contabile si occupa quindi solo delle eccezioni, ovvero delle voci che il sistema non è stato in grado di abbinare autonomamente.
Le transazioni non riconciliate vengono visualizzate immediatamente in una dashboard dedicata. Addebiti bancari non registrati, addebiti diretti sconosciuti o doppi addebiti vengono visualizzati il giorno successivo anziché alla fine del mese. Questa tempestività è particolarmente utile per individuare tentativi di frode o errori bancari quando è ancora possibile intervenire.
Ogni transazione riconciliata viene tracciata: chi l'ha approvata, quando e secondo quale regola. La cronologia delle riconciliazioni viene salvata ed esportabile. In caso di verifica fiscale, è possibile generare un prospetto di riconciliazione per qualsiasi periodo passato senza dover ricostruire manualmente i dati. Alcuni software generano anche un'esportazione nativa FEC conforme ai campi obbligatori definiti dalle autorità fiscali.
Durante la chiusura annuale o una revisione contabile, il commercialista richiede sistematicamente le riconciliazioni bancarie per giustificare i saldi di cassa nel bilancio. Senza questo documento, è impossibile certificare che il conto 512 rifletta accuratamente le effettive transazioni bancarie.
Il prospetto di riconciliazione bancaria deve essere firmato, datato e accompagnato dalla documentazione giustificativa relativa alle transazioni in sospeso. Un assegno emesso ma non ancora incassato deve essere identificabile: numero, beneficiario e importo. Un bonifico bancario in sospeso deve essere collegato a un ordine di pagamento. Il contabile verifica inoltre che le transazioni in sospeso del mese precedente siano state saldate nell'estratto conto del mese successivo. Un assegno che rimane non contabilizzato per diversi mesi senza comparire nell'estratto conto bancario rappresenta un'anomalia che merita un'indagine.
Se la vostra azienda è soggetta a una verifica fiscale, la riconciliazione bancaria è uno dei documenti esaminati durante il processo di certificazione. Un processo documentato e regolare facilita questi scambi e riduce il tempo impiegato per rispondere alle richieste di documentazione di supporto.
Iniziare una nuova riconciliazione senza verificare che i saldi iniziali corrispondano a quelli della riconciliazione precedente è come costruire su un terreno instabile. Le transazioni in sospeso del mese precedente devono essere presenti nell'estratto conto del mese corrente. Se non sono presenti, devono rimanere in sospeso fino alla loro risoluzione.
Una discrepanza di pochi centesimi può mascherare due errori contrapposti: da un lato, un importo inserito con una virgola decimale fuori posto e, dall'altro, un importo arrotondato. Convalidare una riconciliazione con una discrepanza residua inspiegabile, per quanto piccola, introduce un errore che si ripercuoterà sui periodi successivi.
Le banche distinguono tra la data della transazione (la data in cui la transazione viene registrata) e la data valuta (la data utilizzata per calcolare gli interessi). Ai fini della riconciliazione, la data della transazione è il fattore determinante. L'utilizzo di una data errata crea discrepanze artificiali difficili da spiegare.
Una riconciliazione eseguita ma non conservata non è considerata valida da un revisore. Ogni prospetto di riconciliazione deve essere esportato, firmato e archiviato insieme alla relativa documentazione di supporto. In caso di verifica, è necessario essere in grado di produrre tali documenti per qualsiasi periodo pregresso.
Ogni conto bancario deve avere un proprio conto 512 nel sistema contabile e un proprio prospetto di riconciliazione. Raggruppare più conti in un'unica tabella rende impossibile la riconciliazione e distorce i saldi di cassa.
Elaborare in un'unica soluzione le transazioni di dodici mesi aumenta significativamente il rischio di errori e rende molto difficile individuare le anomalie. Un errore di inserimento dati di gennaio è molto più facile da correggere a febbraio che a dicembre. La riconciliazione periodica è la condizione fondamentale per la sua efficacia.
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