Il bilancio di verifica elenca tutti i conti dell'azienda con i relativi totali a debito, totali a credito e saldi. È il documento che permette di verificare, in un'unica pagina, l'accuratezza delle registrazioni contabili.
| Account | debito | Credito |
|---|---|---|
| Client 411 | 96 000 | 84 000 |
| 401 Fornitori | 42 000 | 48 500 |
| 706 Servizi | 0 | 80 000 |
| Totale | 291 700 | 291 700 |
Il saldo viene calcolato a partire dai dati già inseriti: niente da preparare, niente da verificare.
Se il totale dei debiti è uguale al totale dei crediti e i saldi sono in pareggio, la struttura è corretta. Si può quindi procedere con il resto dell'analisi.
I saldi dei clienti ordinati per anzianità trasformano un'intuizione in un piano di recupero. Elaboriamo prima la colonna più vecchia, tutto qui.
I conti delle classi da 1 a 5 confluiscono nello stato patrimoniale, mentre quelli delle classi 6 e 7 confluiscono nel conto economico. L'utile o la perdita dell'esercizio si riflette direttamente nel bilancio di verifica.
Ogni elemento inserito ritorna automaticamente alla bilancia, senza alcun passaggio intermedio.
Per definizione, un bilancio di verifica è un elenco di tutti i conti di un'azienda a una data specifica, in cui ogni conto mostra quattro cifre: totale dei debiti, totale dei crediti, saldo a debito e saldo a credito. Include tutti i conti del piano dei conti che erano effettivamente attivi durante il periodo.
Questo documento non è un elemento di immissione dati; è calcolato. Lo stato patrimoniale deriva dal libro mastro, che a sua volta deriva dai giornali contabili. Non vengono aggiunte voci al momento della stampa, il che spiega perché si tratta di un'applicazione di controllo e non di un'applicazione di registrazione.
Il procedimento è sempre lo stesso. Le voci vengono registrate nel giornale in ordine cronologico. Il libro mastro le riclassifica poi per numero di conto. Infine, il bilancio di verifica riassume ogni conto del libro mastro in un'unica riga. Tre documenti contabili, un'unica fonte.
Il totale dei debiti deve essere uguale al totale dei crediti e il totale dei saldi a debito deve essere uguale al totale dei saldi a credito. Questa è una diretta conseguenza della contabilità in partita doppia: ogni transazione prevede lo stesso importo in entrambe le direzioni. Un bilancio di verifica non in pareggio indica un errore tecnico, non un errore di allocazione.
Un bilancio di verifica ha cinque colonne utili: il numero di conto, il nome del conto, il totale dei debiti, il totale dei crediti e il saldo. Alcuni software di contabilità dividono il saldo in due colonne, saldo a debito e saldo a credito, il che ne facilita la lettura.
Ecco un estratto del bilancio contabile di una piccola azienda di servizi, alla fine dell'esercizio finanziario.
Account | Formulazione | debito | Credito | Saldo debitore | Saldo a credito |
|---|---|---|---|---|---|
101000 | Capitale | 0 | 10 000 | 10 000 | |
401000 | Fornitori | 42 000 | 48 500 | 6 500 | |
411000 | Clienti | 96 000 | 84 000 | 12 000 | |
445660 | IVA deducibile | 8 100 | 7 600 | 500 | |
445710 | IVA riscossa | 14 200 | 16 000 | 1 800 | |
512000 | Banca | 110 000 | 96 300 | 13 700 | |
606000 | Acquisti non a magazzino | 21 400 | 0 | 21 400 | |
706000 | Servizi | 0 | 80 000 | 80 000 | |
Totale | 291 700 | 291 700 | 47 600 | 47 600 | |
Il saldo del conto è la differenza tra il totale dei debiti e il totale dei crediti. Un conto cliente con saldo a debito indica un credito da riscuotere; un conto fornitore con saldo a credito indica un debito da pagare. Interpretare erroneamente un saldo è l'errore più comune commesso da chi non è un contabile.
Ricordate la regola in termini economici: ciò che possedete o che vi è dovuto rimane un debito, ciò che dovete rimane un credito. Un saldo a credito in un conto di Classe 5 significa scoperto, e non è mai una buona notizia.
Lo stato patrimoniale del libro mastro generale include tutti i conti del piano dei conti generale che sono stati interessati durante il periodo, dai conti capitale ai conti operativi. Questa è la versione che viene generata per il controllo generale e per la redazione del bilancio d'esercizio.
Il registro ausiliario include solo i conti di terzi, dettagliati per cliente o fornitore. Laddove il libro mastro generale visualizza una singola voce, "411 Clienti", il registro ausiliario mostra il saldo del conto di ciascun cliente. Questa è l'applicazione per il monitoraggio degli incassi e dei crediti.
Il bilancio di verifica per anzianità, o report sull'anzianità dei crediti, classifica i saldi in base alla loro anzianità: meno di 30 giorni, da 30 a 60 giorni, da 60 a 90 giorni e oltre. Evidenzia i pagamenti in sospeso e funge da base per le previsioni di flusso di cassa.
Tipo | Ciò che presenta | Principale d'uso |
|---|---|---|
Saldo generale | Tutti gli account, uno per riga | Controllo, stato patrimoniale, conto economico |
Bilanciamento ausiliario | Dettagli forniti dal cliente o dal fornitore | Recupero crediti, monitoraggio dei debiti |
Equilibrio invecchiato | Crediti e debiti in ordine di priorità | Flusso di cassa, ritardi nei pagamenti |
L'uso principale è quello di verifica. Un bilancio di verifica in pareggio garantisce che le registrazioni siano conformi al principio della partita doppia. Un totale dei debiti che differisce dal totale dei crediti indica un problema tecnico del software o dell'inserimento dei dati, mai un errore contabile.
I conti dello stato patrimoniale delle classi da 1 a 5 confluiscono nello stato patrimoniale contabile, mentre i conti operativi delle classi 6 e 7 confluiscono nel conto economico. L'utile o la perdita dell'esercizio è direttamente visibile nel bilancio di verifica: corrisponde alla differenza tra il totale dei conti della classe 7 e il totale delle spese.
I crediti verso clienti con saldo a debito indicano l'importo totale dei crediti da riscuotere, mentre i debiti verso fornitori con saldo a credito indicano l'importo totale da pagare. Il confronto tra questi due importi fornisce un'istantanea della situazione finanziaria a breve termine in dieci secondi.
Prima di ogni dichiarazione IVA, il bilancio di verifica consente di controllare la coerenza tra l'IVA incassata, l'IVA detraibile e i ricavi registrati. Una discrepanza indica una fattura inserita con l'aliquota errata o un pagamento imputato in modo errato, ed è meglio individuarla prima dell'invio.
Alla fine dell'anno fiscale, naturalmente, ma anche ogni mese o ogni trimestre. Generare un bilancio mensile richiede solo pochi secondi con un software e permette di individuare un'anomalia quando è ancora facile correggerla.
Il bilancio di verifica emesso durante l'esercizio finanziario funge da base per un bilancio intermedio. Le banche lo richiedono spesso a supporto di una richiesta di prestito e fornisce alla direzione una panoramica dei risultati senza dover attendere la chiusura di fine anno.
La maggior parte degli strumenti consente di scegliere il periodo, dall'inizio dell'anno fiscale a una data specifica, oppure da un mese all'altro. La prima opzione fornisce i totali dall'inizio dell'anno fiscale, mentre la seconda isola l'attività di un periodo specifico. Entrambe sono utili, ma non rispondono alla stessa domanda.
La prima cosa da fare è esaminare la riga del totale. Se il totale dei debiti è uguale al totale dei crediti e il totale dei saldi a debito è uguale al totale dei saldi a credito, la struttura è corretta e si può iniziare l'analisi.
Successivamente, analizzate i conti clienti e fornitori. Un conto cliente con saldo a credito indica un acconto ricevuto o una nota di credito non registrata; un conto fornitore con saldo a debito indica un pagamento duplicato o una nota di credito da ricevere. Entrambi i casi richiedono sempre una verifica.
Il conto 471, il conto transitorio, deve essere pari a zero. Un saldo residuo in questo conto indica che una transazione non è stata ancora definitivamente allocata e che tale importo comparirà prima o poi nel conto economico dell'esercizio, spesso nella sezione errata.
Infine, confronta ogni conto spese con quello del periodo precedente. Una voce che raddoppia senza una ragione apparente indica un errore contabile o una discrepanza reale. Il bilancio di verifica non rivela quale delle due, ma indica dove approfondire le indagini nel libro mastro.
Il saldo totale a debito di un conto cliente rappresenta tutte le fatture emesse nel periodo; il saldo indica solo l'importo ancora dovuto. Leggere il saldo totale anziché il saldo porta a una sovrastima enorme dei crediti.
Un bilancio di verifica in pareggio dimostra soltanto che le registrazioni sono conformi al principio della partita doppia. Una fattura registrata nel conto spese sbagliato lascia il bilancio di verifica perfettamente in pareggio. Il pareggio è una condizione necessaria, mai una garanzia di accuratezza.
Confrontare un bilancio semestrale con un bilancio annuale non ha senso. Controlla sempre il periodo indicato all'inizio del documento prima di trarre conclusioni sull'andamento di una voce.
La maggior parte delle anomalie si riscontra nei conti di terzi: IVA allocata in modo errato, contributi previdenziali non versati e anticipi non saldati. Sono questi i primi aspetti che un commercialista esamina, e giustamente.
Generare un bilancio di verifica con un software di contabilità richiede meno di un minuto. Tuttavia, è fondamentale scegliere i parametri corretti; in caso contrario, il documento risultante non risponderà alla domanda posta.
Innanzitutto, inserisci le date, quindi seleziona la tipologia tra le tre disponibili per i saldi contabili: generale, sussidiario o per anzianità. Infine, specifica se desideri includere tutti i conti aziendali o solo quelli di una determinata categoria.
Verifica che il totale sia bilanciato in entrambe le sezioni: addebiti e accrediti da un lato, saldi dall'altro. Questo rapido controllo garantisce che tutti i conti di un'azienda siano stati importati correttamente, senza righe mancanti o importi incompleti.
Esporta il file e archivialo insieme agli altri documenti contabili del periodo. Un bilancio di verifica archiviato mensilmente consente di effettuare rapidi confronti ed evita di dover ricalcolare tutto quando sorge un dubbio sei mesi dopo.
Il saldo finale di ciascun conto diventa il saldo iniziale dell'esercizio successivo per i conti dello stato patrimoniale. I conti del conto economico, invece, partono da zero. Comprendere questa differenza evita molte sorprese quando si riportano i saldi iniziali.
Il totale dei crediti dal libro mastro ausiliario e il totale dei debiti verso fornitori sono i due elementi principali per una previsione finanziaria accurata. Aggiungendo il saldo bancario, si ottiene una previsione del flusso di cassa a trenta giorni senza bisogno di ulteriori strumenti finanziari.
Il report sull'anzianità dei crediti è utile per il monitoraggio: mostra a colpo d'occhio chi deve cosa e da quanto tempo. Nella maggior parte dei casi, elaborare settimanalmente la colonna relativa ai pagamenti superiori a sessanta giorni è sufficiente a ridurre significativamente i ritardi di pagamento.
Analizzare due bilanci di verifica consecutivi è il modo più diretto per individuare le variazioni nei conti di un'azienda. Prendete i bilanci di verifica di gennaio e giugno, confrontate lo stesso conto nella sezione 6 e la differenza sarà immediatamente evidente, senza bisogno di alcun calcolo.
La descrizione del conto deve rispecchiare la denominazione presente nel Piano dei conti generale, eventualmente integrata da ulteriori dettagli. Una descrizione personalizzata rende il documento illeggibile a chiunque al di fuori dell'organizzazione, a cominciare dallo studio contabile.
Ciascun conto della relativa categoria viene automaticamente raggruppato nella sezione corrispondente del bilancio. Il raggruppamento di tutti i conti per radice consente di redigere lo stato patrimoniale senza rettifiche manuali e nell'ordine corretto.
Il bilancio di verifica è un documento utilizzato dalle aziende di tutte le dimensioni, dalle microimprese seguite da studi contabili alle società quotate in borsa. Il suo formato rimane invariato: quattro colonne di importi, una riga per ogni conto e un totale in pareggio.
Una singola registrazione corrisponde a una singola transazione, registrata sia come addebito che come accredito. Il saldo del conto è semplicemente la somma di tutte queste registrazioni. Questa necessità di distinguere tra una transazione e il suo saldo è il primo passo per comprendere la contabilità di un'azienda senza l'aiuto di esperti esterni.
Torniamo all'esempio del bilancio di verifica presentato in precedenza. Il conto 411 mostra 96.000 sul lato dare e 84.000 sul lato avere: l'azienda ha fatturato 96.000 euro e ricevuto 84.000 euro in contanti dalla sua costituzione. Il saldo a debito di 12.000 euro rappresenta quanto i clienti devono ancora. Tutto è spiegato in questi tre importi.
Il bilancio del libro mastro generale include tutti i conti dell'azienda, dal conto capitale ai conti gestionali, con il relativo numero di conto e la descrizione.
Viene letto in quattro importi: totale addebito, totale accredito, saldo a debito e saldo a credito.
Un totale a debito uguale al totale a credito garantisce che la contabilità sia in pareggio, nell'ordine in cui sono state effettuate le registrazioni.
Il registro ausiliario riporta i dettagli dei conti clienti e dei conti fornitori, un terzo per riga.
Il saldo contabile per anzianità classifica questi stessi importi in base all'anzianità e contribuisce al monitoraggio del flusso di cassa.
I conti dello stato patrimoniale mantengono il loro saldo da un esercizio finanziario all'altro; i conti gestionali, invece, partono da zero alla chiusura dell'esercizio finanziario.
Il risultato dell'esercizio si può dedurre da questo documento: prodotti della classe 7 meno spese della classe 6.
Prima di ogni dichiarazione IVA, è utile verificare che l'IVA riscossa e l'IVA detraibile corrispondano al fatturato registrato.
La modifica mensile del bilancio di verifica consente di stabilire una situazione contabile provvisoria senza ulteriore lavoro.
Tutti i software di contabilità possono produrlo; ciò che serve davvero non è lo strumento, ma l'abitudine di leggerlo.
Il dare e l'avere non hanno significato di per sé; il loro significato dipende dal conto. In un conto di classe 5, un importo superiore al saldo a credito indica uno scoperto. In un conto cliente, la stessa situazione indica un deposito ricevuto. Il Piano Generale dei Conti stabilisce questo sistema di dare e avere, e il libro mastro generale consente la verifica riga per riga.
Presentare i bilanci di un'azienda a una banca o a un investitore richiede cautela: è opportuno accompagnare il documento con un commento di tre righe sulle voci principali. Un bilancio grezzo, senza spiegazioni, raramente produce l'effetto desiderato, anche quando i dati sono positivi.
A seconda della situazione, utilizziamo l'intero piano dei conti o solo una parte di esso. Per analizzare le spese, utilizziamo solo i conti della classe 6. Per un'analisi di follow-up, ci limitiamo ai conti clienti.
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